10 tips voor een succesvol zakelijk evenement

Bij de organisatie van een zakelijk evenement komt heel wat kijken. Als je dat niet dagelijks doet, kan het een behoorlijke uitdaging zijn. Wij helpen je graag op weg met 10 tips!

1. Begin bij het begin.
Stel vast wat je wilt bereiken en baseer daarop je gastenlijst, programma en aankleding.

2. ‘Timing is everything’.
Denk goed na over het juiste moment voor jouw doelgroep. Op donderdagen worden bijvoorbeeld al veel evenementen georganiseerd; dat levert je mogelijk concurrentie op.

3. Houd de aandacht van je deelnemers vast.
Zorg voor dynamiek, zowel in het programma als in de ruimte. Laat deelnemers voor een volgend programmaonderdeel naar een andere ruimte binnen je locatie gaan. En wissel inhoud en ontspanning af.

4. Netwerken is een vorm van publiciteit.
Creëer daarom tijdens je evenement voldoende gelegenheid om te netwerken: dit levert je áltijd extra deelnemers op.

5. Bereid je verslaglegging goed voor.
Denk van tevoren na over de gewenste verslaglegging en zorg voor een goede briefing. Maak de fotograaf duidelijk naar wat voor beelden je op zoek bent en/of vertel je videograaf wat de boodschap moet zijn van de aftermovie.

6. Personaliseer de aankleding.
Laat bijvoorbeeld het bedrijfslogo projecteren op de entree of laat hostessen in jullie bedrijfskleding je gasten verwelkomen.

7. Stuur van tevoren een deelnemerslijst rond.
Deelnemers zien vaak mensen staan die ze graag willen spreken of ontmoeten. Vergeet niet dat je van tevoren toestemming moet vragen voor vermelding op een deelnemerslijst (bijvoorbeeld via een vinkje op je inschrijfformulier).

8. Test de techniek.
Lever minimaal 2 dagen van tevoren je beeldmateriaal aan bij degene die de techniek verzorgt op de locatie. Zo kan hij/zij het klaarzetten en testen, en heb je nog tijd om eventuele aanpassingen te (laten) doen als iets niet mooi overkomt op het grote scherm.

9. Blijf onder de aandacht.
Geef je gasten een cadeautje mee bij vertrek. Iets functioneels, wat ze regelmatig zullen gebruiken, met jouw bedrijfslogo erop, zodat je onder hun aandacht blijft.

10. Kies een originele en inspirerende locatie.
Je kan je gasten iets extra’s bieden door een verrassende locatie te kiezen. Maar zorg ook voor voldoende mogelijkheden, bijvoorbeeld om de ruimte (optisch) te verkleinen afhankelijk van het aantal deelnemers.

De perfecte locatie nog niet gevonden? Kom eens langs voor een rondleiding in Oude Kerk Scheveningen. Wij hebben nog veel meer tips dan deze 10, en we helpen je graag!